高校財務檔案管理論文
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在信息化背景下，高校財務檔案管理工作中的信息化建設能夠有效提高高校財務檔案管理質(zhì)量與效率，但是同時，高校財務檔案管理信息化建設工作作為一項具有整體性與全局性特點的工作，要求高校能夠以推動高校整體發(fā)展為視角來對高校財務管理工作開展科學的統(tǒng)籌規(guī)劃，通過構建高校財務檔案管理信息化制度來為高校財務檔案管理信息化建設工作的規(guī)范化發(fā)展建立前提與保障。當前眾多高校在財務檔案管理信息化建設工作中都存在操作有待規(guī)范以及目標有待明確的問題，針對這些問題，高校需要對財務檔案管理信息化建設單位職責進行明確，并確立高校檔案管理單位與財務單位在高校財務檔案管理信息化建設中的地位與作用，其中高校財務管理部門需要有序的開展財務檔案數(shù)據(jù)化以及電子化工作，而高校檔案管理部門則有必要與財務管理部門密切配合以做好高校財務檔案的網(wǎng)絡化應用。其他相關的高校部門也應當積極參與，通過配合高校財務管理部門與檔案管理部門來做好財務檔案資料的歸檔、收集以及整理工作。另外，高校有必要在構建財務檔案管理信息化建設制度的基礎上通過聯(lián)系實際、積極探索來對相關制度作出完善，這些需要完善的制度包括高校內(nèi)部網(wǎng)絡與外部網(wǎng)絡的隔離制度、財務檔案數(shù)據(jù)信息的備份制度、財務檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的維護制度與監(jiān)控制度等。
（二）高校財務檔案管理信息化基礎設施的完善
在信息化背景下，高校財務檔案管理要實現(xiàn)信息化建設，就有必要對與財務檔案管理信息化建設相關的基礎設施做出完善，這些設施包括數(shù)據(jù)存儲器、服務器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、交換機、路由器等。只有在財務檔案管理信息化建設的過程中具有一些具備較強信息處理能力、較大存儲功能的存儲器與服務器、配備必要的路由器與交換機、使用具有較高安全性特點的操作系統(tǒng)、搭建能夠覆蓋高校的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，才能夠讓財務檔案管理信息化建設工作具備硬件平臺。同時，高校要重視完善安全管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等軟件平臺，其中包括財務檔案數(shù)據(jù)處理軟件、數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理與操作程序、計算機以及數(shù)據(jù)庫監(jiān)控程序、電子檔案管理程序等。在硬件平臺以及軟件平臺的搭建中，高校要重視實現(xiàn)財務檔案管理信息化建設中軟硬件的匹配，同時要以高校財務檔案管理工作需求為依據(jù)來對軟硬件做出不斷調(diào)整以適應高校財務檔案管理信息化工作的開展，這是推動財務檔案管理信息化工作有序開展的基本保障。
（三）高校財務檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化與網(wǎng)絡化
高校財務檔案信息數(shù)據(jù)要實現(xiàn)數(shù)字化，必須要求檔案信息能夠完整準確，并且在收集與歸檔過程中做到及時與規(guī)范。在對高校財務檔案信息數(shù)據(jù)開展數(shù)字化處理的過程中，首先要對電子檔案進行歸類整理；其次需要對具有利用價值的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化轉換。在此階段，需要通過提高數(shù)字化轉換工作質(zhì)量來實現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化與標準化，在做好財務檔案信息數(shù)據(jù)編研工作的基礎上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎。在高校財務檔案管理信息化建設過程中，財務檔案信息資料的網(wǎng)絡化是十分關鍵的環(huán)節(jié)，同時也是實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享的主要渠道。在此階段，建設檔案信息數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)檔案信息資料網(wǎng)絡化第一步驟，這要求財務檔案管理工作者將電子檔案以及做好數(shù)字化轉換的紙質(zhì)檔案錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，并確保其中信息數(shù)據(jù)被檔案數(shù)據(jù)庫識別與存儲。同時有必要對高校檔案管理網(wǎng)站做出構建與完善，發(fā)揮出檔案管理網(wǎng)站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實現(xiàn)高校網(wǎng)站與高校財務檔案管理工作結合的基礎上提高高校財務檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。也正因為如此，在高校開發(fā)財務檔案數(shù)據(jù)庫以及其他管理系統(tǒng)的過程中，需要以高校中各個單位的財務檔案信息需求為依據(jù)，通過協(xié)調(diào)高校財務管理部門、職能部門以及檔案管理部門來構建一種具有暢通的檔案信息收集渠道、協(xié)調(diào)運轉、高效服務且具備合理結構的財務檔案管理模式，同時為財務檔案信息需求者提供資料下載以及信息檢索等服務，并利用現(xiàn)代通訊技術來為財務檔案信息的需求者提供咨詢服務，從而確保高校財務檔案信息在推動高校發(fā)展與建設中作用的充分發(fā)揮。
（四）高校財務檔案管理工作隊伍整體素質(zhì)的提高
信息化背景下的高校財務檔案管理工作對高校財務檔案管理工作隊伍素質(zhì)提出了更高的要求，并且在高校財務檔案管理信息化建設中，軟硬件設施的操作、管理以及維護都需要由具有較高素質(zhì)的高校財務檔案管理工作者來實現(xiàn)，所以以高校財務管理信息化建設工作需求為依據(jù)，通過開展培訓等工作來提高高校財務檔案管理工作隊伍整體素質(zhì)是十分必要的。在高校財務檔案管理工作隊伍的培訓過程中，需要做到內(nèi)部培養(yǎng)與外部培養(yǎng)的結合，并分階段、有規(guī)劃地統(tǒng)一進行。在培訓內(nèi)容方面，則需要圍繞強化高校財務檔案管理工作者財務檔案管理專業(yè)能力以及信息素養(yǎng)兩個方面進行開展，在財務檔案管理專業(yè)方面引導財務檔案管理工作者不斷更新自身知識以對自身知識體系做出完善，在信息素養(yǎng)方面則需要重點強調(diào)財務檔案管理工作者信息分析能力、數(shù)據(jù)庫維護能力、網(wǎng)站建設能力、網(wǎng)站維護能力以及對檔案進行數(shù)字化處理能力的提升。對于財務檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)與操作人員而言，不僅要求他們具備網(wǎng)絡技術知識以及計算機技術知識，同時要求他們能夠對財務檔案管理知識作出一定了解，從而確保財務檔案信息化管理中財務檔案信息錄入、處理工作的規(guī)范化。
作者：馬英 單位：河北廣播電視大學
