醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

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【摘要】醫(yī)院人事檔案管理涉及醫(yī)院管理、經(jīng)營的方方面面，不僅直接反映了醫(yī)院檔案管理人員的工作能力，而且對(duì)于醫(yī)院選拔人才，優(yōu)化人力資源配置等起著重要作用。為此，現(xiàn)階段，充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的重要性，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院在人事檔案管理中存在的問題，并提出切實(shí)可行的解決策略至關(guān)重要，以不斷深化醫(yī)院改革，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)健康快速發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】審計(jì)檔案；檔案管理；問題；對(duì)策

一、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的重要性

（一）有利于醫(yī)院選拔優(yōu)秀管理人才。

醫(yī)院人事檔案是對(duì)醫(yī)療人員德、能、勤、績等方面的綜合反映。它是醫(yī)院選賢任能、培養(yǎng)干部的一個(gè)重要依據(jù)。醫(yī)院人事管理工作（任免、調(diào)配、考察和審查等）的有序進(jìn)行都離不開人事檔案。為此，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化管理，有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在綜合考察的基礎(chǔ)上，做出科學(xué)決策，選拔有才干的人擔(dān)當(dāng)重要崗位，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源的優(yōu)化配置。

（二）為新的工資制度改革提供保障。

2006年，上級(jí)部門下發(fā)了工資套改的政策文件，文件中指出：“各大醫(yī)院可以結(jié)合實(shí)際情況，以在職員工的人事檔案為依據(jù)，對(duì)醫(yī)院在職員工的工資進(jìn)行套改”，這次工資套改的實(shí)施務(wù)求檔案資料的真實(shí)準(zhǔn)確，以為工資套改的有序推進(jìn)提供有效的后勤保障。另外，醫(yī)院在職員工工資待遇的提高，有利于調(diào)動(dòng)廣大職工的積極性，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）為各類專業(yè)人員的職稱評(píng)定提供依據(jù)。

人事檔案詳細(xì)記錄了員工的個(gè)人信息，既有員工的教育背景、工作經(jīng)歷，又有員工的專業(yè)能力和工作事跡介紹，可以有效反映員工的工作態(tài)度和工作潛力。人事檔案內(nèi)容記錄的豐富程度可以為員工的職稱評(píng)定和晉升提供較可靠的材料支撐。

二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理制度不健全。

部分醫(yī)院人事檔案管理意識(shí)薄弱，尚未形成健全的人事檔案管理制度。就使得部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理存有認(rèn)知誤區(qū)，認(rèn)為“人事檔案管理只是簡單的保管任務(wù)，只要不發(fā)生檔案丟失、泄密等現(xiàn)象，完全可以由人事管理部門監(jiān)管，不需要再配備專業(yè)的人事檔案管理人員。”為此，很多醫(yī)院的人事檔案管理處于一種被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，不但很難滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)體制改革的發(fā)展需要，而且也不能適時(shí)地為醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)服好務(wù)，嚴(yán)重地制約了醫(yī)院醫(yī)療管理水平的提高。

（二）人事檔案的信息化程度不夠高。

人事檔案資料涉及方方面面，數(shù)量龐雜，對(duì)紙質(zhì)的人事檔案資料調(diào)閱存在一定難度，而且不利于檔案資料的保存。在醫(yī)院改革的推動(dòng)下，人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化已成為大勢所趨。但由于前期的不重視，缺乏專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案的信息化程度不夠高，尚不能實(shí)現(xiàn)迅速的檢索和查詢，直接影響了檔案資源的開發(fā)利用。

（三）檔案管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)。

醫(yī)院向來重視醫(yī)護(hù)等一線科室，對(duì)于設(shè)備維護(hù)、檔案管理等非一線科室重視不夠。尤其檔案管理方面，醫(yī)院往往采用其他科室人員兼職的方式進(jìn)行管理，并沒有配備專業(yè)的檔案管理人員。由于檔案管理兼職人員缺少相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，對(duì)于檔案的管理仍以紙質(zhì)存檔為主，或是將檔案資料進(jìn)行簡單的電子化，檔案管理歸檔滯后，更談不上管理方法的創(chuàng)新。

三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的有效措施

（一）提高認(rèn)識(shí)，健全醫(yī)院人事檔案管理制度。

根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，要進(jìn)一步健全醫(yī)院人事案管理制度。首先，提高檔案管理意識(shí)，要求檔案管理人員定期將醫(yī)院人事檔案進(jìn)行更新，并對(duì)人事檔案資料逐項(xiàng)核實(shí)，在完整、不少項(xiàng)的情況下及時(shí)整理歸檔。其次，規(guī)范檔案管理工作流程，明確管理責(zé)任，實(shí)行“責(zé)任到個(gè)人”制度，以提高檔案管理工作效率，為保證人事檔案的質(zhì)量打好基礎(chǔ)。最后，嚴(yán)格人事檔案的借閱和查閱制度，尤其對(duì)于醫(yī)院機(jī)密檔案，要經(jīng)過申請(qǐng)、登記等一系列流程，方可借閱檔案，避免檔案有借無還，檔案機(jī)密泄露的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（二）注重應(yīng)用，提高人事檔案的信息化程度。

醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理信息化的重視，投入相應(yīng)的資金，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的辦公自動(dòng)化，開發(fā)專門適用于人事檔案管理的應(yīng)用軟件，逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理由效率低下的手工操作向利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行立卷、檢索、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱的方向發(fā)展。以轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案封閉、半封閉的管理模式，使人事檔案可以為醫(yī)院部門或社會(huì)不同層次的利用者開發(fā)使用，從而提高人事檔案的利用效率，充分發(fā)揮人事檔案的利用價(jià)值。

（三）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

現(xiàn)階段，對(duì)于人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。首先，檔案管理室要配備專業(yè)的檔案管理人員，以按時(shí)對(duì)于人事檔案進(jìn)行檢查并整理歸檔。其次，要通過開展培訓(xùn)，引進(jìn)檔案管理專業(yè)高級(jí)人才的方式，提高檔案管理人員的素質(zhì)，以適應(yīng)檔案管理電子化的需要。最后，要求人事檔案管理人員，要定期參加相關(guān)培訓(xùn)或者檔案管理方面的學(xué)術(shù)交流會(huì)議，及時(shí)更新相關(guān)理論知識(shí)，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，為適應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，提高醫(yī)院人事檔案管理工作水平做好準(zhǔn)備。

【參考文獻(xiàn)】

[1]于建光.強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理的措施探討[J].企業(yè)改革與管理.2014(16).

[2]趙鵬.對(duì)醫(yī)院管理中內(nèi)部審計(jì)工作的探討[J].大家健康,2013,7(4):66-68.

作者：何芳蘭 單位：秦皇島市第一醫(yī)院