檔案管理在現(xiàn)代檔案中的作用

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【摘要】檔案管理作為現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)和依據(jù)，同時也是企業(yè)實現(xiàn)核心凝聚力，進(jìn)行精神文明教育的重要資料。為了能夠保障現(xiàn)代化檔案管理工作的質(zhì)量，首先就應(yīng)該從基礎(chǔ)性檔案管理入手，做好基礎(chǔ)工作，才能夠保障檔案工作的質(zhì)量。文章針對檔案管理基礎(chǔ)性工作進(jìn)行幾點(diǎn)分析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代檔案管理

引言

檔案是企業(yè)重要的資料，在社會發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度普及的形勢下，檔案管理也逐步實現(xiàn)了現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入大幅度的提高了檔案管理的工作效率，但是與此同時，企業(yè)管理部門以及工作人員，對于檔案管理的基礎(chǔ)性工作也不能忽視，做好基礎(chǔ)工作，才能夠更好的促進(jìn)現(xiàn)代化的實現(xiàn)，將現(xiàn)代化建設(shè)與基礎(chǔ)工作相結(jié)合進(jìn)行，才是目前企業(yè)現(xiàn)代化管理的正確途徑。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀分析

1.目前很多單位中，有一部分領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不夠重視，并且根本沒有意識到檔案資料對于單位發(fā)展的重要性，可以說檔案資料是單位信息資料的重要來源，對于單位的文化的發(fā)展與繼承都有著非常積極的意義。但是單位檔案部門與其他部門相比來說，往往得不到足夠的重視，因此常常會其他部門兼并，甚至還有可能被撤銷，即便是有負(fù)責(zé)檔案管理的人員，數(shù)量上也往往不夠，并且流動性很大，對于檔案管理方面的專業(yè)知識也不夠豐富，待遇也不高，工作人員的工作積極性不高，綜上所述內(nèi)容就是導(dǎo)致我國機(jī)關(guān)單位中檔案工作開展效果一直不理想的主要因素。

2.檔案的管理模式落后。目前的很多機(jī)關(guān)單位中，通常檔案部門都是先對封閉的，并且工作狀態(tài)都會是處于中無序的狀態(tài)，另外，還有一部分的管理人員管理知識并不豐富，也沒有經(jīng)過正規(guī)的訓(xùn)練，因此在管理工作中，一旦遇到問題，處理起來也會比較苦難，檔案管理通常采用的就是信貸式，這樣的管理模式非常不利于其他工作人員的對于資料信息的查閱和使用。

3.檔案管理科學(xué)化水平低下。在各個領(lǐng)域都相繼進(jìn)入信息化的趨勢下，檔案管理也需要實現(xiàn)辦公自動化，這樣才能夠順應(yīng)時代的發(fā)展以及要求，而目前從我國檔案管理的狀況來看，其科學(xué)化，自動化的程度還不高，很多工作依舊是人工進(jìn)行，因此工作效率與質(zhì)量都無法得到有效的保障，信息丟失的問題也時有發(fā)生。因此，構(gòu)建信息化的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為目前檔案管理工作者所面臨的重要課題。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作完善措施

1.提高檔案管理工作人員素質(zhì)

檔案管理基礎(chǔ)工作質(zhì)量與工作人員專業(yè)性有著直接聯(lián)系，所以提高工作人員的整體素質(zhì)是必要的。首先從管理人員隊伍的年齡結(jié)構(gòu)調(diào)整入手，積極接納年輕力量，注入活力，年輕人干勁足，精力充沛，最為主要的是年輕人基本是大學(xué)畢業(yè)，掌握著現(xiàn)今的管理思想以及管理技能，因此會給檔案管理質(zhì)量提供更大的可能性。同時也不能忽視隊伍中老員工的力量，要鼓勵這些老員工積極參加培訓(xùn)活動，主動學(xué)習(xí)現(xiàn)今的管理經(jīng)驗，并且要發(fā)揮其帶頭作用，在行動上給予年強(qiáng)人示范以及引導(dǎo)。另外，還要組織員工進(jìn)行管理知識以及信息技術(shù)的學(xué)習(xí)活動，以科技促發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案管理工作

首先，強(qiáng)化檔案管理，是促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作質(zhì)量得以的有效手段，管理的目的在于規(guī)范，規(guī)范員工行為，同時也明確了領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，確保將監(jiān)督工作落到實處。企業(yè)內(nèi)部必須構(gòu)建專業(yè)化的管理體系以及管理機(jī)構(gòu)。然后，需要從實際情況出發(fā)，具體問題，具體分析，將檔案管理的各項環(huán)節(jié)和內(nèi)容進(jìn)行明確，進(jìn)而達(dá)到強(qiáng)化管理的目的。

3.加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐

計算機(jī)信息技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎(chǔ)工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關(guān)鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎(chǔ)工作的配合，通過目錄、索引、關(guān)鍵詞檢索等方式，進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐，首先，應(yīng)該將數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入檔案管理中，提高工作質(zhì)量和效率，然后是不斷引入多元化的計算機(jī)信息技術(shù)，實現(xiàn)不同案卷的分類和儲存，建立以計算機(jī)檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。

4.重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化

重新將所有的檔案整理和分類，進(jìn)行組卷，進(jìn)行的原則就是將有聯(lián)系的檔案規(guī)范在一起，將缺少目錄，標(biāo)題或者標(biāo)題不清楚重新填寫，整理，規(guī)范。確保管藏的規(guī)范性，完整性。在利用的時候，能夠順利找到。借助信息化的手段，建立信息化檔案，構(gòu)建電子文檔和目錄，做好備份，確保檔案管理安全性。

三、結(jié)束語

提高企業(yè)檔案管理的效果和力度，首先就應(yīng)該從基礎(chǔ)性工作入手，以基礎(chǔ)促發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部管理部門以及管理人員不斷提高自身的綜合組織，借助信息化的手段，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量，才能夠有效推動企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步。

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作者:張云霄 單位：吉林省白城市洮北區(qū)財政局